郵便事業株式会社支店(一部分室を含む)・郵便局(
郵便局株式会社)に申し込んで契約することで使えるようになるが、郵便物の着信数が一定程度あることなどの制限がある。特に、日常的に大量の郵便物が届けられる
放送局や
通信販売会社、
懸賞(クイズ)などのあて先として設けられることが多い。また、
個人として契約し利用することもできる。ただし、
特別送達や
選挙郵便は私書箱送りにはできず、あて先への現地配達となる。
原則的に
郵便番号の扱いとしては私書箱番号がついているものは上3桁の地域番号に続いて「8691」(大阪支店、大阪東支店などでは私書箱が多いので末尾1桁の番号が私書箱の番号によって変わる。また旧東京国際郵便局「100-3191」のように、旧5桁の番号の下2桁が「91」ではなく別の数字が定められていた場合はその5桁の番号の後に「91」が付け加えられる)、また支店・郵便局気付の場合は3桁の地域番号に続いて「8799」(東京中央局→
郵便事業丸の内支店→
同銀座支店なら100-8799)を使用(旧5桁局の場合は、5桁の後に「99」を付加。例として、
郵便事業泉支店の場合は、981-3199のようになる)することが一般的であるが、放送局、懸賞などの私書箱宛の場合は独自の専用番号をつけることもできる。一部の郵便事業支店の分室(銀座支店大手町分室など)にも私書箱が設置されているケースがあり、「郵便事業○○支店××分室私書箱△△号」と標記する。